Bydd angen i chi ddarparu rhai dogfennau ategol craidd gyda'ch 'Cynnig Datblygedig', fel y nodir isod. At hynny, mae'n bosibl y bydd angen Gwybodaeth Ategol bellach os yw'n berthnasol i'ch prosiect, fel y sonnir hefyd. Peidiwch â chyflwyno dogfennau nad ydynt yn ymddangos yn ein rhestr o ofynion, oherwydd ni fyddwn yn eu defnyddio i asesu eich cynnig.
6.1 Dogfennau ategol craidd
Rhaid i chi ddarparu'r dogfennau gorfodol canlynol:
Dogfen eich busnes ynghylch llywodraethiant
Gwybodaeth am gyfrifon y busnes
Cynllun cyflawni prosiect (amserlen/siart Gantt)
Cofrestr risg y prosiect
Cynllun costau llawn sy'n nodi holl gostau cymwys y prosiect
Achos busnes ar gyfer eich prosiect, a ddylai gynnwys rhagolwg o lif arian
6.1.1 Dogfen ynghylch llywodraethiant
Rhaid i chi ddarparu copi o ddogfen eich busnes ynghylch llywodraethiant. Rhaid bod gennych o leiaf ddau berson ar eich Bwrdd neu'ch Pwyllgor Rheoli, nad ydynt yn perthyn i'w gilydd drwy waed neu briodas neu nad ydynt yn byw yn yr un cyfeiriad. Dylai eich dogfen ynghylch llywodraethiant gynnwys y canlynol:
enw cyfreithiol a nodau eich busnes
datganiad sy'n atal eich busnes rhag dosbarthu incwm neu eiddo i'w aelodau yn ystod ei oes
datganiad sy'n cadarnhau, os caiff eich busnes ei ddirwyn i ben neu'i ddiddymu, sut y bydd asedau'r busnes yn cael eu gwaredu
y dyddiad y cafodd y ddogfen ei mabwysiadu, a llofnod eich cadeirydd neu berson awdurdodedig arall.
6.1.2 Cyfrifon eich busnes
Rhaid i chi ddarparu eich cyfrifon diweddaraf sydd wedi'u harchwilio neu sydd wedi'u gwirio gan gyfrifydd ar gyfer y tair blynedd diwethaf a'ch cyfrifon rheoli ar gyfer y flwyddyn gyfredol. Os yw cyfrifon eich busnes yn hŷn na 18 mis, neu os cafodd eich busnes ei sefydlu lai nag 14 mis yn ôl ac nad oes ganddo set o gyfrifon sydd wedi'u harchwilio, rhaid i chi ddarparu eich tair cyfriflen banc ddiwethaf neu lythyr wedi'i lofnodi oddi wrth eich banc.
Rhaid i chi ddarparu amserlen/siart Gantt ar gyfer eich prosiect. Dylai gynnwys gwybodaeth am y gwaith o ddatblygu a chyflawni eich cynigion wrth i'r prosiect fynd drwy Gamau 0 i 6 RIBA gan gynnwys Cam 6. Mae'n bwysig bod yr amserlen/siart Gantt yn cynnwys amserlenni ar gyfer creu eich achos busnes ar gyfer y prosiect.
Dylech nodi cerrig milltir allweddol yr ydych yn disgwyl i'ch prosiect eu cyrraedd, a darparu trosolwg cynhwysfawr o sut yr ydych yn disgwyl i'ch prosiect esblygu gydag amser.
Rydym wedi creu templed Siart Gantt i chi ei ddefnyddio, ond byddem hefyd yn barod i dderbyn cynllun cyflawni prosiect mewn fformat amgen, cyhyd â'i fod yn rhannu gwybodaeth yn effeithiol am y gweithgarwch arfaethedig.
6.1.4 Cofrestr risg y prosiect
Rhaid i chi gyflwyno cofrestr risg prosiect sydd wedi'i gwerthuso yn llawn. Dogfen yw hon, ar ffurf tabl fel rheol, sy'n rhestru'r holl risgiau a nodwyd gan fusnes, wedi'u blaenoriaethu yn nhrefn eu heffaith ac, felly, pwysigrwydd eu rheoli'n ofalus.
Bydd pob prosiect yn wynebu bygythiadau a chyfleoedd y bydd angen i chi eu nodi a'u rheoli. Rydym am i chi fod yn realistig ynglŷn â'r risgiau y gallai eich prosiect a'ch busnes eu hwynebu, fel eich bod mewn sefyllfa dderbyniol i reoli a chyflawni'r prosiect yn llwyddiannus.
Rydym wedi creu templed Cofrestr Risg i chi ei ddefnyddio, ond byddem hefyd yn barod i dderbyn cofrestr risg mewn fformat amgen, cyhyd â'i bod yn rhannu gwybodaeth yn effeithiol am risgiau o'r fath.
6.1.5 Cynllun costau prosiect manwl
Bydd costiadau eich prosiect yn esblygu ac yn dod yn gliriach po fwyaf y byddwch yn deall ac yn mynegi eich gofynion.
Mae'r ffeithlun yma'n dangos lefel gynyddol y manylion am gostau, a ddylai ddod i'r amlwg wrth i'ch cynigion symud drwy Gamau RIBA.
Erbyn y byddwch yn barod i gyflwyno eich 'Cynnig Datblygedig', rhaid bod modd i'ch cynghorwyr ynghylch costau ddarparu 'cynllun costau prosiect manwl' ar gyfer ein hasesiad.
Byddwn yn gofyn am daenlen fanwl ynglŷn â gwariant y prosiect, sy'n cyfeirio at y penawdau cyllideb a ddefnyddiwyd yn eich cais ac sy'n nodi pob agwedd ar wahân yn glir.
At hynny, dylech ystyried chwyddiant a chostau digwyddiadau annisgwyl yn ofalus yn eich cynllun costau.
Mae chwyddiant ar gyfer prosiectau cyfalaf yn debygol o barhau'n uchel hyd y rhagwelir. Dylech ystyried chwyddiant ar sail amserlen y prosiect, ynghyd â ffactorau eraill megis costau deunyddiau, galwadau am lafur, a lleoliad.
Rydym wedi creu templed Arfarniad Ariannol a Chynnig Llif Arian y mae'n RHAID iddo gael ei gyflwyno gyda'ch cynnig. Gall y 'cynllun costau prosiect manwl' ategol fod mewn unrhyw fformat ond RHAID iddo gyfeirio at y penawdau cyllideb yn y Ffurflen Arfarniad Ariannol a nodi pob agwedd yn glir. RHAID i'ch 'cynllun costau prosiect manwl' gael ei baratoi gan Syrfëwr Meintiau cymwys.
Mae arweiniad penodol ar gael ynghylch y Costau Cyfalaf Cymwys y gellir eu cynnwys.
6.1.6 Cam 3 RIBA - Trosglwyddo risg ariannol
Dylai lefel y grant a geisir gan Gronfa Fuddsoddi Eiddo Masnachol Canolbarth Cymru gael ei nodi'n glir yn eich cynnig llawn. Rhaid bod lefel y grant yn ymwneud â'r costiadau y byddwch wedi'u sefydlu erbyn yr adeg honno. Os byddwch yn llwyddiannus, bydd eich dyfarniad grant yn cyd-fynd â'r hyn y gwnaethoch ofyn amdano.
Mae yna risg ariannol i'w hystyried pan fydd dyfarniad grant wedi'i roi. Efallai y byddwch yn datblygu'r dyluniad technegol ymhellach, sy'n newid cwmpas y prosiect, neu efallai y bydd costau tendrau a ddychwelir yn uwch nag yr oeddech wedi'i ddisgwyl.
Ni fyddwch yn gallu troi'n ôl at y Gronfa i gael grant ychwanegol ar ben y dyfarniad cychwynnol os bydd costau eich prosiect yn cynyddu, felly bydd angen i chi reoli'r risg honno'n briodol.
6.1.7 Adennill costau'n llawn
Mae adennill costau'n llawn yn golygu sicrhau cyllid ar gyfer yr holl gostau sy'n ymwneud â rhedeg prosiect. Rydym wedi darparu rhywfaint o arweiniad ynghylch y Costau Cyfalaf Cymwys y gellir eu cynnwys, er mwyn i chi ei ystyried.
Beth bynnag, ni ddylai Treth ar Werth (TAW) gael ei chynnwys yng nghostau eich prosiect, a rhaid i chi dalu unrhyw rwymedigaeth o ran TAW oni bai eich bod yn gallu dangos yn glir i ni nad oes modd i chi adennill rhai costau TAW.
6.1.8 Rhagolwg o lif arian
Rhaid i chi ddarparu trosolwg cyflawn o lif arian eich busnes tra bydd y prosiect yn para. Dylai'r rhagolwg gynnwys cyfrif rhagolwg o incwm a gwariant, sy'n cynrychioli'r modd yr ydych yn gweithredu o ddydd i ddydd a'ch model ariannol; rhagolwg o lif arian, sy'n dangos y llif arian a ddisgwylir bob chwarter; a datganiadau o ragdybiaethau sy'n sail i'r rhagolygon.
Dylai eich cyfrifiadau gynnwys manylion y rhagdybiaethau a wnaed. Rhagdybiaeth yw unrhyw beth yr ydych yn dibynnu arno i lunio rhagolygon, er enghraifft y twf a ragwelwyd mewn incwm yn ystod y flwyddyn flaenorol. Dylech sicrhau eich bod hefyd yn cynnwys manylion unrhyw gronfeydd wrth gefn y gallai'r prosiect effeithio arnynt wrth iddo fynd yn ei flaen.
Os oes gennych is-gwmni sy'n masnachu, dylech ddweud wrthym a gofyn am arweiniad pellach ynghylch unrhyw wybodaeth ychwanegol y gallai fod angen i chi ei chynnwys yn eich rhagolwg.
Rydym wedi creu templed Arfarniad Ariannol a Chynnig Llif Arian y mae'n RHAID ei ddefnyddio at y diben hwn.
6.1.9 Achos busnes y prosiect
Ar gyfer pob prosiect a gefnogir gan Fargen Twf Canolbarth Cymru, gan gynnwys y Gronfa hon, mae'n ofyniad gorfodol cyflwyno achos busnes datblygedig sy'n cefnogi'r angen am eich prosiect, pa fanteision y bydd y prosiect yn eu cynnig i'ch busnes a'r rhanbarth ehangach, sut y byddwch yn comisiynu'r gwaith, sut y byddwch yn talu am gostau'r prosiect a sut y byddwch yn goruchwylio ac yn rheoli'r gwaith o'i gyflawni.
Rydym wedi creu templed Achos Busnes i chi ei ddefnyddio, sy'n cynnwys rhywfaint o arweiniad ategol ynghylch ei gwblhau'n llwyddiannus. At hynny, bydd Tîm Rheoli'r Gronfa yn gallu eich cynorthwyo drwy'r broses ond bydd yn rhaid i chi barhau i fod yn hollol atebol am gynnwys yr achos busnes.
6.2 Gwybodaeth ategol arall
6.2.1 Lluniau o'r prosiect (os yn berthnasol)
Os yn berthnasol, dylech ddarparu hyd at chwe llun sy'n helpu i ddarlunio eich prosiect.
Dylech sicrhau eich bod wedi cael pob caniatâd gofynnol i rannu'r lluniau hynny â ni, megis caniatâd gan berchnogion hawlfraint a ffurflenni caniatâd gan gyfranogwyr, oherwydd mae'n bosibl y byddwn yn defnyddio'r lluniau i sôn wrth bobl am eich prosiect, gan gynnwys y sawl a fydd yn gwneud penderfyniadau ar ein rhan.
6.2.2 Tystiolaeth o gefnogaeth (os yn berthnasol)
Dylech ddarparu hyd at chwe darn o dystiolaeth o gefnogaeth, er enghraifft llythyrau, negeseuon ebost neu ffurflenni adborth, gan fusnesau eraill neu unigolion sy'n cefnogi eich prosiect neu sy'n cymryd rhan ynddo.
Mae darparu tystiolaeth o gefnogaeth yn ffordd effeithiol o ddangos i ni eich bod wedi siarad â phobl eraill, bod ganddynt ddiddordeb yn eich prosiect a'u bod wedi ymrwymo iddo.
6.2.3 Cytundebau partneriaeth (yn orfodol os yn berthnasol)
Os ydych yn bwriadu gweithio gyda busnes arall i gyflawni cyfran sylweddol o'ch prosiect, rhaid i chi ffurfioli eich perthynas drwy gytundeb partneriaeth. Dylai'r ddogfen hon adlewyrchu anghenion eich prosiect, ac mae'n bosibl y bydd angen i chi ofyn am gyngor annibynnol ynghylch y ffordd orau o ysgrifennu cytundeb.
6.2.4 Dogfennau ynghylch perchnogaeth (yn orfodol os yn berthnasol)
Os ydych yn cynllunio unrhyw waith cyfalaf neu'n bwriadu prynu adeiladau neu dir, bydd angen i chi ddarparu copïau o unrhyw ddogfennau sy'n berthnasol i'ch perchnogaeth. Caiff y gofynion i'r perwyl hwnnw eu hegluro'n fanylach yn yr adran 'Perchnogaeth' a'r adran 'Gwarant ar gyfer y grant').
Os yw eich prosiect yn cynnwys caffael safle newydd, rhaid bod y safle wedi'i ddyrannu yn barod ar gyfer Defnydd at ddiben Cyflogaeth (neu ddefnydd sefydlog a pherthnasol arall) o safbwynt Cynllun Datblygu Lleol.
6.2.5 Cynllun rheoli a chynnal a chadw (yn orfodol os yn berthnasol)
Os chi yw perchennog (neu ddarpar berchennog) yr eiddo, byddwn yn gofyn i chi baratoi cynllun rheoli a chynnal a chadw yn rhan o'ch achos busnes.
Bydd y cynllun hwnnw'n dweud wrthym sut y byddwch yn gofalu am y cyfleusterau newydd pan fydd eich prosiect wedi'i gwblhau, gan gynnwys sut yr ydych yn disgwyl i fanteision eich prosiect gael eu cynnal yn y dyfodol. Byddwn yn disgwyl i chi sicrhau bod y gwaith a ariannwyd gennym ni'n cael ei gadw mewn cyflwr da. Byddwn yn disgwyl i'ch busnes fabwysiadu'r cynllun a darparu'r adnoddau ariannol sy'n ofynnol i'w roi ar waith.
